Ihre KI-Entwicklung ist förderfähig. Bis zu 35 % zahlt der Staat.

Ein Maschinenbauer aus dem bayerischen Raum lässt seit anderthalb Jahren ein eigenes KI-Modell entwickeln, das Ausschuss in der Fertigung vorhersagt. Zwei Entwickler, ein externer Dienstleister, viel Probieren. Niemand im Betrieb wusste, dass der Staat einen erheblichen Teil dieser Kosten zurückzahlt — rückwirkend, branchenunabhängig, ohne Wettbewerb um Fördertöpfe. Das ist kein Einzelfall. Die Forschungszulage ist im Mittelstand erstaunlich unbekannt, gerade bei KI-Projekten.

Dieser Beitrag erklärt, wie das Forschungszulagengesetz (FZulG) funktioniert, wann KI-Entwicklung darunter fällt, worauf es bei der Stundenaufzeichnung ankommt — und welche Fehler regelmäßig Geld kosten.

Was die Forschungszulage ist

Die Forschungszulage gibt es seit 2020. Sie ist eine steuerliche Förderung für Forschung und Entwicklung und damit etwas grundlegend anderes als ein klassisches Förderprogramm: kein Antragsstichtag, kein Windhundrennen, keine Quote. Wer die Voraussetzungen erfüllt, hat einen Rechtsanspruch. Auch Betriebe, die Verlust machen, bekommen die Zulage ausgezahlt — sie wird mit der Steuer verrechnet, ein etwaiger Überhang fließt als Erstattung.

Die Höhe: Gefördert werden 25 % der förderfähigen Kosten. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten seit dem Wachstumschancengesetz (in Kraft seit März 2024) einen Aufschlag von 10 Prozentpunkten — also bis zu 35 %. Die jährliche Bemessungsgrundlage wurde gleichzeitig auf 10 Millionen Euro angehoben. Für die meisten Mittelständler ist nicht die Obergrenze das Thema, sondern die Frage: Was genau zählt?

Wann KI-Entwicklung als Forschung gilt

Nicht jede Software-Arbeit ist begünstigt. Maßstab sind die Kriterien des sogenannten Frascati-Handbuchs. Ein KI-Projekt ist förderfähig, wenn es im Kern drei Merkmale trägt:

• →Neuartigkeit. Sie entwickeln etwas, das über den frei verfügbaren Stand hinausgeht — ein eigenes Modell, eine neue Architektur, eine bislang ungelöste Verknüpfung von Daten und Prozess.
• →Technische Ungewissheit. Zu Beginn ist offen, ob und wie das Ziel erreichbar ist. Sie probieren, verwerfen, justieren nach. Genau dieses Risiko ist der Kern von Forschung.
• →Systematisches Vorgehen. Es gibt einen geplanten Ablauf, dokumentierte Schritte, nachvollziehbare Ergebnisse.

Konkret heißt das: Das Training und die Entwicklung eines eigenen Modells, der Aufbau einer neuartigen KI-gestützten Prozesssteuerung oder die Lösung eines Datenproblems, für das es keine Standardlösung gibt, sind in der Regel förderfähig. Das bloße Einkaufen und Konfigurieren einer fertigen Software ist es nicht. Wer eine Standard-Chatbot-Lizenz bucht und nur Texte einpflegt, betreibt keine Forschung. Wer ein Sprachmodell für die fachlichen Eigenheiten seines Gewerks anpasst, an Grenzen stößt und Wege sucht, diese zu überwinden, schon. Die Grenze verläuft nicht entlang der Technologie, sondern entlang der Ungewissheit.

Was Sie zurückbekommen — eine Beispielrechnung

Gefördert werden vor allem Personalkosten. Bei eigenen Mitarbeitern zählen Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Für die Arbeit mitarbeitender Gesellschafter oder Einzelunternehmer lässt sich ein pauschaler Stundensatz von 70 Euro ansetzen, gedeckelt auf 40 Stunden pro Woche. Bei Auftragsforschung — etwa, wenn ein KI-Dienstleister für Sie entwickelt — sind 70 % des Rechnungsbetrags förderfähig.

Eine grobe Beispielrechnung: Ein Betrieb steckt rund 200.000 Euro Personalkosten in ein KI-Projekt. Bei 35 % ergibt das etwa 70.000 Euro Zulage. Kommt externe Entwicklung von rund 100.000 Euro hinzu, sind davon 70.000 Euro ansetzbar, was weitere rund 24.500 Euro bringt. Das sind Beispielwerte, keine Zusage — die genaue Zahl hängt von der Zusammensetzung Ihrer Kosten ab. Die Größenordnung zeigt aber, warum sich der Aufwand lohnt.

Der Knackpunkt: die Stundenaufzeichnung

Hier scheitern die meisten — nicht am Projekt, sondern am Nachweis. Die Forschungszulage knüpft an die Stunden, die einzelne Personen tatsächlich für das begünstigte Vorhaben gearbeitet haben. Wer das erst nachträglich rekonstruiert, hat ein Problem.

Was eine belastbare Aufzeichnung ausmacht:

• →Erfassung pro Person und pro Projekt, nicht pauschal für die Abteilung.
• →Zeitnah geführt — idealerweise wöchentlich, nicht zum Jahresende aus dem Gedächtnis.
• →Konkret in der Tätigkeit: "Modelltraining Iteration 3, Fehleranalyse" sagt mehr aus als "KI".
• →Sauber getrennt von nicht begünstigter Arbeit wie reiner Wartung, Vertrieb oder Routinebetrieb.

Eine simple, konsequent gepflegte Tabelle reicht aus. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern die Disziplin. Diese Aufzeichnung ist zugleich Ihr bester Schutz, falls das Finanzamt später im Rahmen einer Prüfung nachfragt.

Typische Fehler

Vier Muster kosten in der Praxis am häufigsten Geld:

1. 1.Zu spät dokumentiert. Die Förderung ist rückwirkend für vier Jahre möglich, aber ohne saubere Stundennachweise lässt sich die Vergangenheit kaum rekonstruieren.
2. 2.Projekt zu eng oder zu weit gefasst. Wer das ganze Tagesgeschäft hineinpackt, verliert die Glaubwürdigkeit. Wer den Forschungsanteil zu klein definiert, verschenkt Zulage.
3. 3.Die Ungewissheit nicht benannt. Die Projektbeschreibung muss zeigen, wo das technische Risiko lag. Ein glattgebügelter Bericht, in dem alles von Anfang an klar war, weckt Zweifel an der Förderfähigkeit.
4. 4.Das zweistufige Verfahren unterschätzt. Zuerst braucht es eine Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ), die bestätigt, dass es sich um begünstigte Forschung handelt. Erst danach beantragen Sie die Zulage beim Finanzamt. Beide Schritte folgen eigenen Anforderungen.

Wo der Mensch übernimmt

Ehrlich bleibt festzuhalten: Die Forschungszulage ist kein Selbstläufer und keine Aufgabe, die eine KI nebenbei erledigt. Die fachliche Bewertung, ob ein Vorhaben die FuE-Kriterien erfüllt, und die saubere Formulierung der Projektbeschreibung sind Handarbeit — oft mit steuerlicher Begleitung. Was sich gut systematisieren lässt, ist die laufende Stundenerfassung. Wer sie von Projektbeginn an mitdenkt, hat den schwierigsten Teil bereits erledigt.

Die EU-Transparenzlogik, die auch beim EU AI Act gilt, passt hier sinngemäß: Wer von Anfang an dokumentiert, statt nachträglich zu beschönigen, ist im Vorteil — gegenüber der Behörde wie gegenüber dem eigenen Controlling.

Fazit

Wenn Ihr Betrieb in eigene KI-Entwicklung investiert, ist die Chance hoch, dass ein erheblicher Teil davon förderfähig ist — bis zu 35 %, branchenunabhängig, mit Rechtsanspruch. Der Unterschied zwischen "Geld liegen lassen" und "zurückholen" liegt fast immer in der Dokumentation, die heute beginnt, nicht erst beim Antrag.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr KI-Projekt die Voraussetzungen erfüllt und wie sich die Stundenaufzeichnung schlank in Ihren Alltag einbauen lässt — sprechen Sie uns an. Wir schauen uns das in einem ersten Gespräch gemeinsam an.